PELATIHAN PENULISAN SURAT DINAS DAN APLIKASI FUNGSI MAIL MERGE UNTUK APARATUR DESA ULEE REULEUNG KECAMATAN DEWANTARA-ACEH UTARA DALAM MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN MASYARAKAT

Sari

Surat dinas adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu yang bersifat resmi. Pembuatan surat dinas harus memperhatikan kaidah penulisan surat resmi, seperti kaidah tata bahasa dan ejaan yang benar. Oleh karena itu, sebelum menulis surat penulis harus mempertimbangkan dengan baik susunan kalimat, pilihan kata atau diksi, dan ejaan serta pemakaian tanda baca yang dapat memperjelas maksud surat. Permasalahan yang terjadi berdasarkan hasil survey ke lapangan adalah masih ditemukannya kesalahan dalam surat resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah desa. Seperti banyaknya kalimat yang tidak efektif, penggunaan tanda baca atau simbol yang tidak tepat, bahkan tata aturan dalam membuat surat masih kurang dipahami oleh aparat desa. Kemudian pembuatan surat untuk keperluan masyarakat seperti Surat Keterangan Miskin, Surat Keterangan Beasiswa dan Surat Keterangan Usaha masih menggunakan Microsoft Word manual dengan mengetik setiap lembar sesuai dengan jumlah permintaan masyarakat sehingga mengakibatkan proses pembuatan surat tersebut menjadi lama dan membuat masyarakat tidak puas sehingga mutu pelayanan kepada masyarakat menjadi tidak baik. Tujuan dari kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah untuk memberikan pelatihan penulisan surat dinas menggunakan fungsi mail marge yang disediakan oleh Microsoft Word pada aparatur Pemerintah Desa Ulee Reuleung Kecamatan Dewantara Kabupaten Aceh Utara. Metode yang digunakan dalam pengabdiaan ini berbentuk pelatihan. Materi yang diberikan berupa pengenalan contoh surat yang benar dengan berbagai jenis surat yang sesuai dengan keperluan. Kemudian surat dinas tersebut dibuat secara massal menggunakan fungsi mail merge. Pelatihan dilaksanakan selama dua hari yang diikuti oleh 10 orang aparatur desa sesuai dengan perencanaan awal, tingkat kehadiran peserta adalah 100%. Pada tahap akhir dilakukan evaluasi pelatihan untuk mengukur tingkat keberhasilan pelatihan. Target luaran adalah aparatur desa sudah mampu membuat surat dinas dengan benar sesuai jenis surat yang diperlukan dengan mengaplikasikan fungsi mail merge yang disediakan oleh Microsoft Word. Setiap peserta memperoleh sertifikat setelah mengikuti pelatihan. Artikel pengabdian telah dipublikasikan pada jurnal ilmiah nasional berbasis OJS dan juga pada media online Juang News.